Workflow en la entrepreno. Administrado Programo Document kaj rekordo tenanta

Workflow aŭtomatigo estas mezuro, kolektigxis al de preskaŭ ĉiuj modernaj entreprenoj. Eĉ malgrandaj entreprenoj laboras kun maso de diversaj dokumentoj, inkluzive de leteroj, buĝetoj, fakturoj, kontraktoj kaj diversaj postuloj. Estas tial kiu preskaŭ ĉiu moderna organizo provas uzi tiun mezuron kiel laborfluo, kio estas provizita je la kosto de kompleteco kaj preservación de datumoj, facileco de trovi kaj stokante diversaj informoj, kaj limigi la optimización de la tempo postulata por lia aprobo.

Kial tio?

Praktike ajna entrepreno oficistoj elspezi multan tempon provanta trovi la ĝustan informon kaj statistikoj elokvente diras ke ĝi prenas proksimume duono de la tempo de laboro. Kiel ĝi okazas ankaŭ, ke vi devas rekrei denove anstataŭ re-uzi iun ajn dokumentojn kiuj ekzistas "ie". Estas normo estas situacio en kiu la originala teksto de traktato estas advokato en la komputilo, kaj revuo enskriboj en la valorpaperoj akompanas la ekzekuto de kontraktoj ekzekutita en la librotenado sistemo, bekojn kaj agoj estas enhavita en la financa fako en papero formo, kaj korespondado pri la konduto de la traktato laboro estas en retpoŝto skatoloj dungitoj. Tiu "varianco" de informo estas ege malutila por la sekureco, integrecon kaj consistencia, estas en tiaj situacioj estas reala laborfluo aŭtomatigo.

Tra la enkonduko de faka informsistemoj solvis la superreganta plimulto de problemoj. Ekzemple, kelkaj el la buĝetoj sistemo provizas la eblon krei sistemon de interligitaj buĝetoj, sekvita de la formado kaj stokado de malsamaj versioj de tiaj dokumentoj, same kiel indiko de ilia statuso. Tiel la problemo estas parte solvita buĝeto dokumenton per la uzo de tiaj sistemoj.

Sed ne forgesu, ke la nuna buĝetan kadron, kaj ankaŭ librotenado kaj ERP-sistemo en la grandega plimulto de la kazoj labori kun strukturita informo, tio estas la speco de datumo kiu povas esti kreita kaj stokita en tabelo formon. Laŭ plej fakuloj, la totala kvanto de datumoj de ajna moderna negoco strukturita informo provizas nur 20%, dum la resto inkludas retpoŝtojn, teksto dokumentojn, diversajn raportojn de intertraktadoj kaj renkontiĝoj, bildoj, ktp Tre Ofte, sen farado de studoj desestructurada informon simple ne eblas fari normalan takso kontektsta, kiu jam ĉeestas strukturita. Storage, kolekto kaj postaj prilaborado de tiaj datumoj estas provizita per la uzo de tiaj rimedoj kiel la laborfluo kaj enhavo mastrumado sistemoj informo kompanio.

Kio estas?

Kun la helpo de la elektronika dokumento mastrumado sistemo provizas organizoj de ajna interago inter la oficistoj de organizo surbaze de la dokumentoj donita. Denove 1C dokumenton provizas por la kreo de dokumentoj, la eblo de movi ilin sur la organizo kaj ĝi subtenas kontrolon super la ekzekuto de dokumentoj kaj procezoj priskribitaj uzante ilin. Tiel, la elektronika dokumento provizas la kompanio grandegan numeron de avantaĝoj, tradukado ŝia laboro estas vere nova nivelo.

Ĉiu unuopa dokumenton en ĉi tiu elektronika sistemo estas karakterizita de tuta aro de detaloj kiuj karakterizas gxin unike (ofte nomata kiel tiaj aroj de kartoj). La karto povas enhavi diversajn informojn, inkluzive de la tipo de dokumento, dato de formado kaj ŝanĝo, la aŭtoro, tiel kiel stokado spaco kaj multe pli. Estonte dokumenton mastrumado sistemo provizos stokado kaj akiron de la bezonata dokumentado laŭ la detaloj kiujn oni specifita en la karto.

ŝancoj

Elektronika dokumenton mastrumado provizas organizoj kun ne nur multajn avantaĝojn, sed ankaŭ malfermas multajn novajn eblojn, kiu estas ankaŭ grava.

centralizita kontrolo

Sendepende de kiom granda estas tiu aŭ tiu entrepreno dokumenton mastrumado sistemo permesas por rapida ŝanĝo en la formo de dokumentoj cirkulas en ĝi. Ekzemple, por ŝanĝi la aliĝilon por iu ajn el la kostoj de la diversaj respondeco centroj simple fari iujn ĝustigas al la ŝablono sufiĉe ke aserto, kiu estas jam stokita en la sistemo. Poste, oficistoj kiuj plenigas tia aplikaĵo ne povas uzi la dokumentaron malaktuala formoj, ekde la aplikon estas plena kaj sendis tra la sistemo.

Apogante dokumentado ciklo de vivo

Ĉiu dokumento, kiu transdonos kaj procesis en ajna entrepreno, nepre iras tra pluraj stadioj starigis. Ekzemple, kiam temas pri la kompania buĝeto, ĝi estas unua necesa por fari, kaj tiam aprobi agu je specifa tempo. Poste, diversaj reala kaj planitaj elfaro de la buĝeto submetita al ĝisfunda analizo kaj sendita al la arkivo. En 1C dokumenton provizas striktan regon super la ciklo de vivo de dokumentoj, konsiderante la bazaj kondiĉoj de la kompania medio, tiel kiel diversaj juraj reguloj kaj industrio normoj de la kompanio negoco.

Teamwork

Elektronika dokumenton mastrumado sistemo provizas multe pli ol nur organizo de kolektiva laboro pri dokumentojn, kaj en partopreno estos fakuloj, kiuj estas en malsamaj oficoj aŭ eĉ en malsamaj urboj.

La sistemo stokas sufiĉe granda nombro da versioj de la sama dokumento, krom direkti kaj ŝanĝo, ili povas prinoti la datumoj, tio estas, aldonu al ili kelkajn komentojn kaj notojn, sen tuŝi la bazaj informoj, kiujn li devas liveri.

confidencialidad

Anstataŭ grava trajto de tiaj sistemoj estas ke en la sama dokumento 1C povas aboni tra speciala Cifereca signumo sekvita de ĉifrado de. Tiu ebligas ne nur konfirmi la aŭtentikecon de ajna informo, sed ankaŭ unike identigas kun la aŭtoro, tiel kiel atingi la plej efika sekureco por stoki diversajn datumojn, se necesas.

vojigo

Se la elektronika dokumento mastrumado sistemo ne haveblas, do en tiu kazo la oficisto kiu partoprenas en la kreo de iuj valorpaperoj, devas nepre kompreni kiu estas plej bone transdoni tiujn valorpaperojn. Elektronika dokumenton mastrumado en la entrepreno por aŭtomate transferir datumoj dekstra persono.

Per si mem, la vojigo estas libera kaj rigida. Liberaj provizas okazon por dokumenti la direkto de absolute ajna ricevantoj kiel konvena, dum la rigida provizas la plej preciza reguligo, sed en specialaj kazoj la ago de antaŭ-instalita en la dokumentaro de trafiko regularoj povas esti iom paŭzo (ekzemple, se vi bezonas sendi la malneton dokumenton por revizio al iu ekster fakuloj).

aliro kontrolo

Estas pluraj ebloj pri kiel distingi inter la malsamaj potencoj de la kompanio oficistoj laŭ dokumentado administrado. Tiel, progresinta laborfluo permesas al persono donas plenan kontrolon super la datumo limigas la kapablon redakti aŭ eĉ permesi nur opinio aŭ prinoti ajna dosierojn. Tiu ege simpligas la laboron kun malsamaj datumoj, kaj tio estas grava - ĝi fariĝas multe pli sekura.

integriĝo

Por certigi maksimuman datumoj integrecon, kiu estas desegnita en aparta entrepreno, elektronika dokumento mastrumado en la entrepreno provizas por la integriĝo de la instalita sistemo kun aliaj - financa, industria, analítica, ktp Tra tia integriĝo enhavas moderna laborfluo sistemo sufiĉe ofte uzis kiel ian ligo inter la multoblajn programaro tipoj.

Dokumentoj de ĉiuj sistemoj, estas logike rilataj al tiu informo, nomita kunteksto. Ĝi povas inkluzivi la enhavon de papera aŭ retmesaĝoj, faksoj, pago dokumentoj, informoj pri la agadoj, video aŭ audio registradoj, kaj eĉ multajn aliajn informojn. La kunteksto de la dokumento povas esti aldonita permane aŭ plene aŭtomatigi la procezo, depende de la preferoj kaj bezonoj de administrado.

Ekzemple, la moderna sistemo de aŭtomatigo de la laborfluo en la procezo de formado kaj la postaj ŝanĝoj en la buĝetoj povas uzi kelkaj aliaj kontekstaj informoj:

• ĉiaj merkato esplorado, inkluzive de ne nur siajn proprajn sed ankaŭ tiujn, kiuj estis akiritaj de eksteraj fontoj;
• Diversaj interkonsentoj kun kolegoj (aĉetantoj aŭ vendistoj);
• Specialaj juraj kaj referenco dokumentoj;
• aldonan dokumentado, kiu reflektas en si mem ajnan limigoj aŭ supozoj (kiel ekzemplo, la indico de inflacio, ŝanĝokvotoj kaj aliaj datumoj);
• minutoj de renkontiĝoj, tenis diskuti ajnan versio estas la buĝeto, kaj inkluzivas ĉiajn laboristoj komentoj kaj observoj de partoprenantoj en la procezo (ofte tia dokumentado estas sendita ĉiuj oficistoj per retpoŝto kaj stokita aparte de buĝetan informon dosierojn).

Uzanto kiu laboras kun buĝeto, kiam ajn, se necese, povas vidi iun el la supre dokumentoj, kiel moderna laborfluo teknologio permesas lin fari tiun sen longaj serĉoj.

Kio sistemoj estas uzataj ĉe ni?

Unu el la plej popularaj programoj solvoj kiu povas trovi en la rusa kompanioj povas nomi kombinaĵo de Microsoft Outlook utilecoj kun Microsoft Exchange Server. La unua apliko, principe, metita sur preskaŭ ĉiu komputilo, dum la Exchange Server estas ofte prenita por uzi kiel plenkreska retpoŝta servilo. Malgraŭ tio, ke firmaoj kiuj jam antaŭ iom da tempo estis la enkonduko de elektronikaj dokumentoj tenis, tiaj programoj estas nur uzita kiel platformo por retpoŝto, post kelkaj centralizita agordojn eĉ ĉi tiu programaro povas esti uzata kiel tute funkcia aŭtomatigo laborfluo por preskaŭ ĉiuj organizoj .

Nuntempe, la rusa merkato estas plena de dekoj de malsamaj sistemoj, per kiuj dokumenton mastrumado aŭtomatigo, kaj similaj programoj proponas ne nur okcidenta, sed ankaŭ hejmajn programistoj. Eĉ Microsoft, aldone al la supre programoj, proponas eĉ ilojn kiel ekzemple Content Management Server aŭ SharePoint Portalo Servilo.

La plej potenca inter ĉiuj ekzistantaj sistemoj estas konsiderata Documentum, sed ĉefe grandaj entreprenoj utiligas ĉi aŭtomatigo procezo. Workflow de kelkaj firmaoj je la kosto de aŭtomata programaro Lotus Notoj pako, sed multaj nomas ĝin speco de "diseñador por programistoj", kiel agordi surbaze de lia kompleta sistemo estas sufiĉe malfacila.

Kio estas la diferenco inter ruso kaj okcidenta sistemoj?

Se ni parolas pri la ĉefaj diferencoj inter hejmaj kaj fremdaj servoj, ili estas haveblaj en krustanta kapabloj. Ekzemple, se la sistemo de okcidentaj programistoj povas funkcii en preskaŭ ĉiuj mastrumaj sistemoj, ĝi estis plejparte hejma disvolvita nur por iu ajn el ili, kaj kompreneble, ke estas ofte Vindozo. Okcidenta sistemoj estas agordita por uzi ajnan DBMS. Tiaj rusaj sistemoj limigoj povas severe malhelpi la eblecon de konstruado multiplataforma, integritaj solvoj.

Pri funcionalidad, la ĉefa diferenco estas en tio, ke en la Okcidento dokumentoproizvodstva aŭtomatigo kaj laborfluo implementado pluraj programoj kiuj povas elsendi sub sola marko, sed la celo por vario de celoj. Ekzemple, la Documentum proponas kelkajn individuajn produktojn, kiuj estas uzataj por kompleta aŭtomatigo kaj integriĝo kun ERP-sistemo, apogo la dezajno kaj inĝenierio dokumenton mastrumado, ktp La superreganta plimulto de softvaro evoluigita en Rusio, celanta solvi apartan problemon.

Ankaŭ notinde, estas ke la ĉefa diferenco estas en la aliro de kaj partioj por kio estas laborfluo aŭtomatigo sistemo. Okcidenta sistemoj estas celita provizi kompletan aŭtomatigo kaj sekvado subtenon tra diversaj procezoj de negoco ene de la organizo, dum la grandega plimulto de hejma programoj por aŭtomatigi iuj funkcioj nur.

La kosto de okcidenta sistemoj de proksimume etendiĝas de $ 400 al $ 1,000 por ĉiu laborposteno, sen rakonti la kosto de efektivigo, aparataro kaj programaro bezonata por certigi normala elektronika dokumento. Ofte mem-enkonduko kostas proksimume duono de la kutima kosto de licencoj, kiel la plimulto de la programo por aŭtomatigo de la laborfluo implementado pluraj promocioj, sed en iuj situacioj la prezo de ordo de grando pli granda. Unu el la plej malfacilaj estas ĉiam la projekton de aŭtomatigo de financa dokumentaro por la efektivigo de tiaj projektoj kostos ĉirkaŭ 2-3 fojojn pli alta ol la kosto de licencoj.

Hejma programaro vendita ĉe $ 200-600 po sidloko, kaj krome por ke konsideri la koston de kromaj programoj kaj diversaj teamoj. En la fino, la ŝtono de la kompara valoro efektivigas en multa la sama vojo kiel en la okcidenta sistemoj.

trajtoj

En la granda plimulto de kazoj kiel prioritato direkto de aŭtomatigo estas la procezoj rilataj al la harmoniigo de dokumentoj, ekzemple, la procezo de komenca preparado kaj plua efektivigo de la buĝetoj. Tamen, multaj teamoj nun uzante ofimática kaj laborfluo, tio estas, kun la registro proceduroj de eksiĝinta kaj alvenantajn dokumentoj.

Enkonduko al la elektronika sistemo ne fundamente malsamaj de la enkonduko de iu alia aŭtomata sistemoj, sekve oni devas loĝi sur la specialaj aspektoj de ĉi tiu projekto.

Kreo de entrepreno klaso stokado

Enkonduko dokumenton aŭtomatigo ĉiuokaze, provizas certe kompania enciklopedio en kiu por stoki ĉiuj dokumentado. La logika strukturo de la stokado, la evoluado kaj plua efektivigo de sekurecaj politikoj, kaj ankaŭ dokumenton stokado hierarkio postulas maksimuman precizecon kaj esti efektivigita en frua stadio de la projekto.

Ĝi devus konsideri ke la stokado funkcio povas esti deplojitaj al la komenco de la dezajno, tiel je frua stadio povas esti farita por movi ĉiujn dokumentojn de la aktuala stokado lokoj en ununura kompania deponejo. Rezulte, uzantoj povas konatiĝi sin kun iu ajn el la ĉefaj funkcioj de la sistemo, kaj samtempe majstri kaj lia apliko. Akceli la adapto de dungitoj por efektivigi sistemojn eblas tra la uzo de servo funkcioj kiel ekzemple atentigojn sur ŝanĝoj al la dokumentado, la apero de novaj dokumentoj, ktp

Tiel, laborfluo postulata por ajna moderna entrepreno kiu serĉas evoluigi kaj plibonigi liajn operaciojn.