Elektronika dokumenta sistemo (EDS): kio estas, trajtoj kaj rekomendoj

Antaŭ kelkaj jaroj, elektronikaj dokumentaj sistemoj estis parolataj kiel brila estonteco. Hodiaŭ ili jam estas aktive uzataj en privataj kaj publikaj entreprenoj. Sed la plej grava afero estas, ke la postulo konstante kreskas sur SED. Kio estas la sistemo de elektronika dokumento-administrado kaj kiel ĝi funkcias, ni rigardu la ekzemplon de funkciado en la sistemoj de RF.

Prerequisites

Por pli bone kompreni kiel funkcias la programo de EDS, oni devas konsideri la bazajn konceptojn kaj taskojn. La ŝlosilaj faktoroj estas la faktoroj, sur kiuj la elekto de aparta sistemo dependas.

Se la organizo povas funkcii en kondiĉoj de senkonsidera administrado, tiam ne necesas dokumenta cirkulado. Kun la alveno de komercaj procezoj, estas necese administri la mekanismon per helpo de ordinara dokumentado. Se vi ne traktos valorajn valoraĵojn, ili komencos amasigi kaj perdi.

Kiel alternativo al papero-portantoj, oni uzas specialan planon por konservi dosierojn en la servilo. Sed ĝi ankaŭ ne daŭras longe. Kun la kresko de la volumoj de la kompanio, la neceso por stoki kaj sinkronigi informojn kreskas.

Ekzistas dilemo: ĉu uzi malnovajn informojn aŭ SED por stoki informojn. Kio gravas povas esti akirita per la elektronika sistemo? Pliigi la efikecon de la organizo.

Ekonomia efekto

Efektiveco povas esti pliigita de du manieroj: redukti kostojn aŭ pliigi la rezulton. La dokumentoj de la ERMS povas atingi du celojn samtempe. Tio estas, la enkonduko de la sistemo permesas al la organizo preterpasi malpli, sed por gajni pli.

Redukto de kostoj efektivigas reduktante paperpostojn, neproduktan tempon, akceli la interŝanĝon de informoj, ŝanĝante la kulturon corporativa.

Por taksi la efikecon de la programo de EDS, vi devas kalkuli la tempon elspezita en prilaboraj dokumentoj. Laŭ la taksoj de konsultantaj kompanioj, tiaj operacioj okupas 20% de la laborema tempo. En la sistemo de la rusa burokratismo, ĉi tio prenas eĉ pli - 60% de la tempo. La enkonduko de la ERMS reduktos ĉi tiujn kostojn almenaŭ 10 fojojn.

Oficejo kaj dokumenta trafiko

Ĉi tiuj du terminoj estas interrilatigitaj. Oficeja laboro estas termino, kiu denota formala aro de reguloj por labori kun dokumentoj. Kelkaj SED-sistemoj povas esti personecigitaj por oficeja laboro, sed ekzistas ankaŭ tiuj sistemoj sur kiuj bazas la funkcia laboro.

La dokumento estas unuo de informa stokado en la ERMS. Dokumenta cirkulado estas formata de malsamaj fontoj: aliaj sistemoj, aplikoj, retpoŝto, sed antaŭ ĉio - el skanditaj paperaj portantoj. Sekve, skaniloj kaj aliaj teamoj estas integra parto de la EDS. La sistemo stokas ĉiujn dokumentojn, konservas sian historion, provizas movadon por la organizo kaj efektivigas komercajn procezojn kun ili.

En tia bazo estas decido, instrukcio kaj ordono de la SED. Tra ili, kaj administrita de la organizo. Ajna dokumento estas provizata per "atestilo". La aro de kampoj en la formo dependas de la tipo de dokumento. En la sistemo, informo estas stokita kiel datumbazo de ĉiu kampo de tia karto.

Funkcioj kaj taskoj de SED

La laborfluo estas desegnita por solvi tiajn problemojn:

• Sistematigo de laboro kun dokumentoj.
• Kreo de dokumentoj per ŝablonoj, ilia registrado de stokado;
• Aŭtomatigo de librotenado;
• Klasifiko de dokumentoj.

Ni konsideru la funkcion de ERMS pli detale. La laborfluo estas uzata por:

• Kreo de kartoj.
• La teksto de la dokumento;
• Ŝpari datumojn en pdf aŭ m-formato;
• Administrado pri rajtraj aliro de uzanto;
• Kreo de vojoj;
• Dokumenta movado kontrolo;
• Sendante sciigojn, memorigojn;
• Konservado de revuoj, referencaj libroj, klasifikiloj;
• Formado de instrukcioj;
• Serĉi kaj subskribi dokumentojn;
• La formado de raportoj.

La sistemaj funkcioj inkluzivas:

• Remote laboras kun dokumentoj;
• Uzo de DBMS por datuma stokado;
• Samtempa laboro kun SED;
• Sekureco per atestoj, barkodoj kaj personigo.

Avantaĝoj kaj malavantaĝoj

Transiro al la EDS havas pli da avantaĝoj ol malavantaĝoj. Tamen, malĝuste organizita projekto povas detrui ĉiujn avantaĝojn de aŭtomatigo. La objektivoj efektivigi la ERMS devus esti atingeblaj. La avantaĝoj inkluzivas:

• Stokita strukturita stokado de informoj;
• La sama alproksimiĝo al la formado kaj prilaborado de dokumentoj;
• Uzo de ŝablonoj;
• Serĉo;
• Aliro auditorio.

La mankoj inkluzivas altajn komencajn kostojn kaj skrupule laboron pri uzado.

Dokumentaj prilaboraj procezoj

En EDS, elektronika laboro fluas tra kelkaj stadioj, dum kiuj iuj propraĵoj estas atribuitaj al dokumento. Procezo efektivigas ambaŭ mane kaj aŭtomate. En la dua kazo, vi specifas:

• Kondiĉoj de transiroj inter stadioj;
• Itinero-disiĝo;
• Pretigaj cikloj;
• Komencu subprocesojn, temporojn, prilaborojn;
• Uzaj roloj estas difinitaj.

Tipoj de traktadoj:

• Krei dokumenton.
• Redaktado.
• Renamado.
• Movante.
• Ŝparado.
• Indeksado.
• Forigo.

Elspezoj en la SED

La dokumento-cirkulado ne povas funkcii plene sen permesilo, serviloj, agordigo kaj trejnado de ĉiuj uzantoj. Ĉiu el ĉi tiuj elementoj postulas multan monon. Krome, ni ne forgesu pri integri la SED kun aliaj sistemoj, ĝisdatigi datumbazojn kaj programaron, konsulti teknikan subtenon kaj aliajn subtenajn kostojn.

Enkonduko de SED

La efektivigo de la projekto povas preni plurajn monatojn. La procezo dependas de la nombro da dokumentaj procezoj kaj pri financaj, organizaj kaj rimedoj. La efektivigo efektivigas laŭ la sekva algoritmo:

• La kreado de laborista grupo, la difino de gvidanto;
• Difino de celoj kaj celoj;
• Kontroli ekzistantajn dokumentajn procezojn;
• Disvolviĝo de teknikaj specifoj;
• Elekto de SED;
• Konkludo de la kontrakto por la enkonduko de EDS;
• Disvolviĝo kaj aprobo de laboraj reguligoj;
• Kontroli la komenca plenigo de dosierujoj;
• Prelimina EDS-provo;
• Persona trejnado;
• Provo efektivigo de ERMS;
• Analizo de provoj rezultoj;
• Korekto de eraroj;
• Plena efektivigo de SED.

Eraroj de efektivigo

Precipe atentu tiujn procezojn, en kiuj necesas papero. La ĉefa eraro estas la duobligo de papero-dokumento per elektronika dokumento. Ĉi tio komplikas la verkon kaj kaŭzas negativan sintenon pri aŭtomatigo. Neniu pagas por duobla laboro. Oni devas konstrui aŭtomatigajn procezojn sen duobligo. La dua eraro estas nepreparado de la dungitaro. Pli ofte ol ne, novaj procezoj estas perceptitaj kiel malfavoraj. Sekve, necesas klarigi al dungitoj, kial la EDS estas efektivigita tute, por ke ili konscie alproksimiĝu al la lernado.

Dokumentaj stokadologioj

En EDS, elektronika laboro-fluo konsistas el atributoj surbaze de kiuj la serĉo, klasifiko, grupado kaj konstruo de raportoj efektivigas. Kelkfoje dokumento estas kreita de ŝablono, foje per transdono de datumoj de datumbazo. Atributoj estas stokitaj en tabloj. La dosiero mem estas metita en la dosierujo de stokado, la informoj de ĝi al la dosierujo DBMS. Nur uzantoj de la ERMS-sistemo povas aliri la datumojn.

Kio estas rivereto?

Traktado de dokumentoj de rivereto kun posta lokigo de iliaj specimenoj en la arĥivo estas uzata per skaniloj. En la procezo de skanado, ĝi eblas aŭtomate krei barcode sur la dokumento kaj registri ĝin en la datumbazo kaj poste trairi ĝin laŭ la specifita itinero.

Optika teksta rekono

Ĉi tiu elektronika dokumento-administra sistemo SED konvertas elektronikan bildon de dokumento en foto aŭ jpeg-formato al teksto-formato. Al la sama tempo, speciala programaro estas uzata kiel sendependa apliko aŭ integrita ESCOM.BPM en la ERMS. Kio estas ESCOM.BPM? Ĉi tio estas programo por rekoni dokumentojn, tajpitajn en malsamaj tiparoj. Oni devas rimarki, tamen, ke sendependaj aplikoj havas pli da kapabloj kaj eĉ agnoskas manuskripton.

Trinkejo

Ĉi tiu teknologio provizas aron de proceduroj por kreado kaj desegnado de grafika barcode sur la dokumento. Unika barcode estas kreita tra la sistemo-servilo. Ĝi ankaŭ certigas la identigon de la dokumento, ĝian rapidan serĉon en la datumbazo kaj distribuo en la lokoj de stokado. Kiam vi registras dokumenton, barcode responda al la ID de la elektronika karto estas presita sur la etikedo. Li estas gluita al la papero-versio de la dokumento.

EDS

La cifereca subskribo permesas certigi, ke la dokumento estas ĝusta kaj la datumoj estas senŝanĝaj. Subskribo estas farita per helpo de kripo provizanto kaj programara atestilo. Ĉi-lasta estas dosiero en speciala formato, kiu estas regenerata ĉe la permesilo elsendanta centro. Por certigi la sekurecon de informo, vi devas stoki la atestilon sur inteligenta karto aŭ I-Token-ŝlosiloj. Ili estas protektataj de PIN. Se la PIN malĝuste eniris kelkfoje, la atesto aŭtomate blokos.

Plena teksto kaj atributo serĉo

Atributa serĉo efektivigas per speciala formo sur pluraj valoroj de la kampoj de kartoj. Ekzemple, la kriterio "Counterparty" provizas serĉon de datumoj en la kampo "Ricevanto" aŭ "Sender". En ĉi tiu kazo, la sistemo komparas la eniritajn kriteriojn kun la datumoj en la kartoj kaj enmetas en la rezulton tiujn kartojn por kiuj okazis koincidencoj. Serĉo efektivigas konsiderante ĝustan aŭ partan koincidon.

Plena teksto-serĉo efektivigas laŭ la datumoj en la dokumento mem, inkluzive de vortaj formoj per la enkonstruitaj DBMS-iloj, kiel MS SQL SERVER, ORACLE. Por kompleta serĉo, la dosieroj devas esti enmetitaj en la datumbazon en dokumenta formato (doc), tabloj (xls), prezentoj, mesaĝoj.