Devoj de la oficejo manaĝero

Ofte, precipe en malgrandaj organizoj, la oficejo manaĝero estas kutime nomita la Sekretario. Sonas tiel multe pli solidan pozicion, sed la fakto, ke la respondecoj de la oficejo manaĝero diferencigas sekretariaj (kvankam ili certe havas tre en komuna), malofte iu zorgas en tiu kazo.

Kio estas la respondeco de la dungito? Unuavice la respondecon de la oficejo manaĝero estas labori kun dokumentoj. La oficisto ricevas Ricevitaj korespondadon, registras ĝin, sendas la ricevanto sendas al la arkivo, se necesas. Li ankaŭ akceptas aplikojn de aliaj oficistoj kopios ilin al la subskribo de la Ĝenerala Direktoro, certigas al ili la poŝtmarkoj kaj poste redonas. La devoj de la oficejo manaĝero estas labori kun internaj dokumentoj: presi ordonojn kaj ilia klaro, stokado, sendante la arkivojn kaj librotenado, laborante kun eksiĝinta korespondado. Se necese, li devus povi labori kun ajna oficejo teamo: fakso, skanilo, fotokopiilo, kaj ankaŭ por varbi kaj presita dokumentoj. Prepari la ĉambron por prezentoj, konservante minutoj de renkontiĝoj, kunveno kaj akcepto de gastoj kaj klientoj kiel parto de la devoj de oficejo manaĝero.

Ofte, la oficisto devas trakti tradicia secretarial devoj: disdonado de invititaj partneroj aŭ perantoj en hoteloj, rezervi ĉambrojn, biletoj de aviadilo kaj trajno biletojn. Depende de la specifaj detaloj de la kompanio kaj la oficejo mem, la administranto povas esti reprezentanto de via kompanio en komerco intertraktadojn, kaj plenumi la devojn de la dungitaro manaĝero: la serĉado de novaj oficistoj, kreado de instigoj kaj edukaj programoj, dezajno laboro. Foje li temigas la enkonduko de teknologia informado, evoluo de novaj programoj.

Devoj de la oficejo manaĝero supozi scio;

1. Leĝoj kaj reguloj kiuj regas la juran, informoj, negoco kompanioj.
2. Fundamentoj de mastrumado, marketing, entreprenemo kaj negoco.
3. La fundamentoj de la sociologio, psikologio, etiko de negoco komunikado, ne laboris kun la bastono kaj la publiko.
4. Procedo por strekitaj negocon proponoj, raportoj, planoj, kontraktoj kaj interkonsentoj.
5. La fundamentoj de administrado, la fundamentojn de ergonomía kaj ocupacional sano.

Krom ĉi tiuj taskoj, la respondecojn de la oficejo manaĝero inkludas inventaron de oficejo kaj softvaro postulita kuri consumibles (oficejo provizojn, papero kaj aliaj akcesoraj), kiu estas postulita por la laboro de dungitoj. Ankaŭ, li estas devigita teni rekordojn de ĉi tiuj materialoj por certigi ilian emisio, por determini kiel akiri, organizi kaj konservi trako de pagoj por provizojn. La devoj de la oficejo manaĝero estas monitori la staton de la oficejo, kiu inkludas: operacian defio majstri por riparoj, oportuna anstataŭigo de consumibles (kiel kartoĉoj), kiam estas neeble ripari - la anstataŭigo de oficejo teamo.

Depende de la reguloj adoptitaj en la firmao, kaj ĝia grandeco oficejo manaĝero aŭ li prenas alvokoj kaj faksoj, plusendu ilin al la dekstra persono, sendu faksojn kaj sonorigi supren klientojn kaj partneroj, aŭ kontrolas la laboron de sekretarioj, inkluzive de monitorado de la kulturo de sia parolado. Ankaŭ en la devoj de oficejo manaĝero estas kontroli la sanitara kondiĉo de la oficejo, la organizo planis vivtenado, voku teknika stabo por troubleshooting (ekzemple, la anstataŭigo de lampoj aŭ profundiĝi ŝaltiloj).

Ĝenerale, tiu listo povas pligrandigi aŭ kontrakto depende de la loko de laboro. Estas sekve necesa eĉ ĉe la etapo de la intervjuo por demandi kion la oficejo manaĝero (devojn de la oficisto en la kompanio).