Kondiĉoj de stokado de dokumentoj en la organizo

Dum la tempo de sia ekonomia aktiveco, la entrepreno aŭ la kompanio akiras tutan arĥivon de valoraĵoj, grava kaj ne tre grava. Tiaj komercaj dokumentoj kiel korespondado kun kompanoj aŭ kunordigo de bagatelaj demandoj pri dungitoj, kompanoj aŭ gratuloj pri ferioj estas speciale gravaj.

Tiuj, kiuj rilatas al la ŝtono de salajroj, deduktoj al financoj, federaciaj aŭ lokaj, ordoj kaj ordoj pri nomumoj kaj maldungoj estas inter tiuj, kiuj postulas periodojn de konservado de dokumentoj en la organizo. Ĉi tiuj terminoj estas difinitaj de la leĝo kaj internaj ordonoj de la Ministerio pri Financo de la Rusa Federacio. En ĉi tiu kazo, instrukcio № 105 de 07.29.1983.

Kiel la konto de ricevo kaj stokado de materialoj, ilia movado, listo de verkoj sur kontrolanta la inventaro pensis pri la kontoj, periodoj de stokado de la dokumentoj en la organizo? Ĉiuj agoj devas havi unu bazon: la ordo de la administranto, kiu estas bazita sur leĝa dokumento-cirkulado.

Estas malfacile inventi ion, kaj ĝi ne estas necesa, ĉar ekzistas leĝo, kiu devas esti efektivigita. La principo de respondeco estas sufiĉe simpla: kiu subskribis la ordonon, li respondecas pri sia ekzekuto.

Stokado, arkivado kaj kondiĉoj

Ĉiuj respondecaj dokumentoj devas esti prezentitaj laŭ la kondiĉoj de ĝia kreado. Dum kvarono aŭ jaro, laŭ la nombro kaj volumo. Malgranda entrepreno povas kudri plurajn arkivojn samtempe, dum "dikaj" kompanioj malfacilas meti dokumentojn por kvara en unu kabineto.

La arĥivo estas kreita rekte en la organizo, kaj ĝia kreado, same kiel la kondiĉoj de konservado de dokumentoj en la organizo, devas esti subtenataj de la ordo de la kapo pri la kondiĉoj kaj la ordo de ĝia kreado. Ĉi tiu provizo, disvolvita de administrado, fariĝas la bazo por konservado de la arĥivo. La situacio estas kunordigita kun la reguloj de la laboro de Rosarkhiv kaj se ĝi ne sekvas ilin ĉe ĉiuj punktoj, tiam ĝi devas respondi al siaj bazaj principoj.

La ĉefaj parametroj de bontenado, translokigo, proceduro de la arkivo kaj aliaj gravaj kondiĉoj devas esti observitaj. La respondeco kuŝas kun la kapo. Estas certe al ĉiuj, kial oni devas observi la regulojn por stoki dokumentojn kaj ne permesi ilian perdon aŭ damaĝon. En la kazo de ĉekoj, disputema temoj inter la organizo kaj la imposto kaj aliaj aŭtoritatoj, en la kazo de traktado de laboristoj por enspezoj komunikaĵo bezonos nomi la dokumentoj de la arkivo.

Se ne la organizo mem, tiam la arĥivo povas elsendi tiajn dokumentojn kaj atestojn por eviti klarajn punktojn. Kiam la limtempoj por konservi dokumentojn en la organizo estas renkontitaj, tiam persono povas trankvile peti atestilon kiam retiriĝante.

La breto vivo de dokumentoj en via organizo

Estas la koncepto de strikta raportado pri laborfluo. Tiuj estas esence la dokumentoj pri la financa deklaroj kaj la formado de la imposto bazo. Ĉi tiuj dokumentoj estas postulitaj. La terminoj de stokado de dokumentoj en la entrepreno, same kiel en la organizo (kompanio), estas regulitaj identike.

La specifa periodo de stokado de aparta dokumento estas specifita en la Listo de normaj dokumentoj (administrado), kie ankaŭ ekzistas iuj periodoj por ilia stokado. Ekzistas kelkaj aliaj reguligaj ordoj kaj agoj, kiuj reflektas la bretan vivon de komercaj dokumentoj. Ne eblas specifi specifan periodon de stokado por ĉiu dokumento en la kadro de unu artikolo. Sed se necese, vi povas malfermi la liston kaj prenu de tie ĉiujn necesajn informojn. Ni nur povas diri, ke la minimuma periodo de stokado de dokumentoj estas 5 jaroj, kaj la maksimumo - 70.

La breto vivo de la dokumentoj en la arkivo

Kiam organizo, entrepreno aŭ entrepreno finas sian aktivecon, kaj poste finigas ĝin, ĉiu dokumenta cirkulado estas ordo. Nenecesaj dokumentoj povas havi ajnan sorton, laŭ la bontrovo de la administrado. Dokumentoj, kiuj havas vivokondiĉon de 5 ĝis 70 jaroj, devas esti senditaj al la arkivo (ili estas tre stokitaj) aŭ povas esti deponitaj kun la citaĵo. La dokumentoj devas esti registritaj, numeritaj, malmuntitaj en la fako aŭ struktura unuo, interŝanĝitaj laŭ la kronologio. La carátula devas enhavi informon kun listo kaj dosierujoj renkonti la bazaj postuloj:

• Folioj en dosierujo de ne pli ol 250 pecoj.
• La dikeco de la dosierujo ne estas pli ol 40mm.
• La listo de enhavaj dokumentoj en la dosierujo.

Kiam vi sendas dokumentojn al la arĥivo, transskribas kontrakto, kaj inventaro de ĉiuj ricevitaj dokumentoj en duplikato, unu el kiuj restas en la organizo (de la citaĵo) aŭ de persono interesata en ĝia konservado. Ambaŭ kopioj devas enhavi informojn pri la transdono de dokumentoj al la arkivo, havas la subskribon de la respondeca persono, kiu ricevis la dokumentojn kaj la sigelon de la institucio.