Laborejo de la organizo: GOST, instrukcio, dokumentoj, reguloj. Metodikaj rekomendoj por arkivado

La reguloj de arkivaj registradoj enhavas klavajn postulojn por labori kun valoraĵoj kaj materialoj, kiuj ne partoprenas en la aktualaj operacioj de la kompanio. Ili estas formulitaj laŭ la nuna reguliga kadro, reguliga amplekso prilaborado, kompilo kaj stokado de informo. Ŝlosilaj konceptoj uzataj en la kadro de agadoj estas establitaj de GOST por arkivado. Kiam ili estis kompilitaj, modernaj atingoj en la uzo de teknikaj rimedoj kaj progresintaj informaj teknologioj estis konsiderata. Ni nun konsideras la bazojn de arkivaj registradministrado.

Sfera dissendo

Gvidlinioj por arkivajn rekordojn mastrumado apliki al registaragentejoj. Ili ankaŭ estas devigaj por komercaj entreprenoj, kiuj efektivigas iujn specojn de laboro. En aparta, la reguloj regas por certigi la priskribon, librotenadon, konservadon kaj uzadon de dokumentado de la Arkiva Fonduso de la Rusa Federacio, raportita al la ŝtata proprieto.

La subdividoj de entreprenoj laborantaj kun filmoj, fono, filmetoj, fotografaj materialoj, cartografiaj, sciencaj kaj teknikaj kaj telemetraj informoj gvidas la establitajn provizojn por planado kaj raportado.

La devo kaj rajto formi arkivojn en organizoj por provizora stokado de AF RF-dokumentado estas provizita de la Fundamentalaj branĉaj leĝoj (de 1993), laŭ la Reglamentoj (de 1994 kaj 1998). Regularaj aktoj ankaŭ estas formitaj de laŭleĝaj aktoj de regiona graveco. La konsideritaj reguloj ne aplikiĝas al dokumentoj kies laboro estas reguligita de Federacia Leĝo n. 5485-1 kaj Prezidanta Dekreto n. 1203 de la 30a de novembro 1995

Elekto

Ĝi reprezentas sisteman replenigon de la dokumenta bazo de la dividoj de la kompanio. Akiraĵo inkluzivas la difinon de:

1. Fontoj.
2. Komponado de materialoj ricevitaj.

En la kadro de ĉi tiu aktiveco ankaŭ efektivigas rekta translokigo de dokumentoj al la arkivo. La fontoj estas:

1. Entreprenaj subdividoj.
2. Fizlitsa.
3. Subordigitaj strukturoj.

Komponado de materialoj

La Instrukcio pri Arkivaj Rekorda Administrado establas, ke la akiraĵo efektivigas kazojn de tempoj (pli ol 10 jaroj) kaj permanenta stokado. Informo pri la dungitaro ankaŭ estas komunigita. Kazoj kies stokada periodo estas malpli ol 10 jarojn, kiel regulo, ne estas transdonitaj al la arkivo. Ili estas enhavitaj en la gravaj fakoj de la entrepreno. Je la fino de la stokado, tiaj kazoj estas submetitaj al detruo. Informo de individua karaktero estas transdonita laŭ la peto de la posedanto. Poste, ili estas senditaj al la ŝtata arkivo por permanenta bontenado. La transdono ankaŭ estas submetata al la materialoj de antaŭaj entreprenoj kaj likviditaj subordigitaj strukturoj.

Laborejo kaj nomenclaturo

Rajtigitaj dungitoj, kiuj laboras kun la informaj materialoj de la entrepreno, faras sisteman liston de kazoj. Ĝi nomas la nomenclaturo. Ĉe ĝia formado indikas la breto vivo de materialoj. Instrukcioj por arkivaj registradoj postulas la rajtigitan unuecon por kontroli kaj helpi la sekurecan servon en la preparado de la nomenclaturo. La sistemo sistematigita funkcias kiel bazo por la formado de inventaroj de informaj materialoj de permanenta kaj tempora (ĝis 10 jaroj) stokado. La nomenclaturo estas ankaŭ la ĉefa librotenado. Ĝi estas uzata por registri kazojn de provizora stokado, inkluzive de tiuj kun malpli ol 10 jaroj. La skemo de sistematigo establita per la nomenclaturo povas esti aplikita ĉe la disvolviĝo de karta dosiero al la ekzekutitaj atestoj.

Klasifiko

Arkivaj registradministrado efektivigas en tri tipoj de nomenclaturoj:

1. Tipa.
2. Proksimume.
3. Individuo (por aparta entrepreno).

La unua determinas la komponadon de materialoj formitaj en la sama tipo de institucio. La norma nomenclaturo estas konsiderata norma dokumento. Ekzempla sistematigo determinas la proksimuman komponadon de informaj materialoj por entreprenoj, al kiuj ĝia operacio etendas, indikante indicojn. Ĝi havas rekomendindan karakteron. Ĉi tiuj tipoj de sistematigo estas uzataj en la formado de individua nomenclaturo kaj estas translokigitaj al ĝi senŝanĝaj.

Trajtoj de preparado

Dokumentoj pri la arkivaj registradoj de la entrepreno estas sistematigitaj laŭ la establita formo laŭ la nomenclaturoj de strukturaj subdividoj. Ĉi-lasta devas esti konsentite kaj subskribita de la gvidantoj.

La nomenclaturo de la entrepreno estas strekita en komuna formo. Ŝi estas vidita de la estro de la arĥivo aŭ de la respondeca, subskribita de la estro de la sekureca servo aŭ sia rajtigita oficisto. La nomenclaturo devas esti aprobita de sperta komisiono, kaj tiam aprobita de la direktoro de la kompanio. Post plenumi ĉi tiujn procedurojn, la strukturaj dividoj de la firmaoj estas provizitaj per ekstraktoj de la gravaj sekcioj.

La nomenclaturo por la venonta jaro estas formata dum la lasta trimonato de la nuna periodo. La kunordigo efektivigas ne malpli ol 1 fojon en 5 jaroj. Kiam la strukturo kaj funkcioj de la dungista ŝanĝo, nova nomenclaturo estas formita.

Proceduro por redaktado de kazoj

Formado raportas al la grupigo de plenumitaj agoj laŭ la nomenclaturo. La administrado de arkivaj registroj inkludas la sistematigon de informaj materialoj laŭ la nomo de la dosierujoj. La grupo de duoblaj kaj malgrajaj kopioj ne estas permesata. La escepto estas speciale valoraj portantoj. Estas malpermesite sendi la paperon al la dosierujoj.

Administrado de arkivaj registroj estas efektivigita kun centralizita laboro kun materialoj de la informa subteno, kaj en kazo de malcentralizita laboro, ambaŭ strukturaj unuoj kaj la supra fako. Grupoj efektivigas sub la rekta superrigardo de respondecaj personoj pri konservado de datumludantoj. Se necese, dungitoj de la ŝtata arkivo povas esti implikitaj.

Ŝlosilaj postuloj

Administrado de arkivaj registroj estas efektivigita laŭ la kondiĉoj de normatikaj aktoj. En formante la dosierujojn kun informo portantoj devas renkonti la sekvajn kondiĉojn:

1. Materialoj por provizora kaj provizora stokado kolektas aparte.
2. Unu kopio de ĉiu papero estas inkluzivita en la dosierujo.
3. La dosierujo devas enhavi materialojn por unu kalendara jaro. De ĉi tiu recepto, tamen, ekzistas esceptoj. Ili inkluzivas:

• Personaj aferoj, kiuj estas formitaj dum la tuta periodo de la labora laboro;
• Materialoj de elektaj strukturoj kaj starantaj komisionoj sub ili, deputitoj organizitaj dum la periodo de sia kunveno;
• La paperoj de edukaj institucioj, desegnitaj kaj kolektitaj laŭlonge de la lerneja jaro;
• Teatraj materialoj karakterizantaj la agadojn por la sezono;
• Historio de malsanoj kaj tiel plu.

La dosierujo devas esti ne pli ol 250 paĝoj kun dikeco de ne pli ol 4 cm.

Grupoj de reguligaj agoj

Laborala oficejo implikas la sistematigon de malsamaj tipoj de informaj portantoj. Ili inkluzivas, inter aliaj aĵoj, administrajn agojn. Ili estas kolektitaj laŭ la tipo kaj kronologio kun la aplikoj:

1. Provizoj, statutoj, aprobitaj de regultaj aktoj, agas kiel aneksoj al ili. Ili kolektiĝas kune. Se la reguloj, instrukcioj, statutoj estis aprobitaj kiel sendependaj agoj, ili estas sistematigitaj en apartaj kazoj.
2. Ordoj de pli altaj strukturoj kaj rezolucioj pri ilia efektivigo estas kolektitaj laŭ la direktoj de la laboro de la entrepreno.
3. Ordoj rilatantaj al dungitaro estas sistematigitaj laŭ la breto de vivo. Kun granda kvanto da informaj materialoj, oni konsilas kolekti la aktojn rilatantaj al malsamaj aspektoj de la kompanio de la kompanio aparte.
4. Ordoj sur la kerna linio de aktiveco estas sistematigitaj aparte de agoj pri dungitaro. Ekzemple, ordono por arkivaj registradministradoj estas inkluzivita en unu dosierujo, kaj per nomumo de la estro de la respondeca unuo - en alia.
5. Limoj aprobitaj, raportoj, taksoj, titoloj, planoj kaj tiel plu. Grupoj aparte de projektoj por ili.
6. La loko de dokumentoj en personaj dosieroj efektivigas laŭ la ordo, en kiu ili ricevas.
7. Personaj kontoj de dungitoj sur salajroj estas sistematigitaj en apartaj dosierujoj. Ili estas aranĝitaj en alfabeta ordo.
8. Demandoj, proponoj, aplikoj de civitanoj rilatantaj al la agadoj de la entrepreno, dokumentado por ilia revizio kaj efektivigo estas grupigitaj aparte de individuaj petoj por personaj aferoj.
9. La sistematigo de korespondado kutime efektivigas por kalendara periodo en kronologia ordo. La respondoj estas metitaj post la demandoj. En kazo de renovigo de korespondado pri aparta temo, komencita en la antaŭa jaro, la dokumentoj estas inkluzivitaj en la nuntempa dosierujo. Ĉi tio indikas la indicon de la afero lastjare.

Aliĝilo de informantoj akceptataj por stokado

Arkivaj registradministraĵoj provizas kelkajn receptojn por strukturaj unuoj, kiuj laboras per papero. La dezajno de portantoj povas esti parte aŭ kompleta. Ĝi dependas de la breto vivo. Plena registrado efektivigas pri temporaj dokumentoj (pli ol 10 jarojn), permanenta bontenado, kaj ankaŭ agas pri dungitaro. Ĝi implicas:

1. Ligilo / ligilo dosierujo.
2. Folia nombro.
3. Redakti la atestantan paĝon.
4. Formado de interna inventaro, se necese.
5. Farante retuŝoj al la detaloj de la portita folio. Ili povas rilati al la nomo de la kompanio, la registra nombro de la dosierujo, la lastaj datoj kaj tiel plu.

Materialoj de provizora stokado, inkluzive de tiuj kun malpli ol 10 jaroj, estas parte ekzekutitaj. Do, ĝi rajtas ne organizi la valorojn en la dosierujo, ne kalkulu la foliojn, ne faru la verkajn aliĝojn.

Nuancoj

Okazaĵobicejo estas speco de agado, en kiu specialistoj ne nur provizas la sekurecon de informistoj, sed ankaŭ la okazon por labori kun ili kiam tia neceso ŝprucas. Por tio, la agoj, kiuj formas la dosierujojn, estas registritaj sur kvar punktoj en la kartono. Ili ankaŭ povas esti interplektitaj kun la ebleco legi tekstojn, rezoluciojn, datojn, vizojn en ĉiuj paperoj.

Kiam vi preparas grupon, ĉiuj metalaj ligiloj estas forigitaj. Materialoj destinitaj por permanenta stokado kaj konsistantaj el aparte valoraj aŭ neoficialaj aktoj estas enhavitaj en fermaj tipoj dosierujoj kun tri valvoj kun stratetoj aŭ specialaj skatoloj.

En la kazo de reklamitaj personaj dokumentoj (laborlibroj, atestoj, militaj biletoj, ktp.) En la kazo, ili estas enmetitaj en apartan koverton kaj enmetis ĝin al la resto de la materialoj. Al la fino de la dosierujoj devus esti pura atestilo. Al la komenco de la dosierujo, malplena por la interna inventaro estas kudrita. Por certigi la sekurecon kaj ordo de la papero, ĉiu folio estas kalkulita kun arábaj numeraloj. Ĉi tiu regulo ne aplikiĝas al la paĝo-vesto kaj la formo por inventaro. La nombro estas metita per simpla krajono en la dekstra angulo ĉe la supro.

Atestanto

Ĝi estas strekita laŭ la establita proceduro. Ĝi estas indikita en vortoj kaj nombroj:

1. Nombro da folioj kun numerado.
2. Nombro da paĝoj en la interna inventaro.

Kvanto-specifigo ankaŭ estas specifita en la atestilo. En aparta, la disponibilidad de leteraj indicoj, saltitaj kodoj, paĝaj nombroj kun pakaĵaj fotografaj materialoj, grandaj formatoj, ktp. Krome, la folio indikas la ĉeeston de tipografiaj broŝuroj en la dosierujo, se ili ne estis markitaj en la ĉefa numerado. La atestanta folio estas vizitata de la estiganto. Sekvaj ŝanĝoj en la ŝtato kaj komponado de la dosierujo devas esti notataj en ĝi kun referenco al la gravaj aktoj. Ĝi ne rajtas atesti folion sur la portita paĝo de la dosierujo aŭ la reto de la pagxo de la paĝo de la lasta dokumento en ĝi.

Interna inventaro

Ĝi estas formita por la stokado kaj kontado de informaj materialoj de tempoj (pli ol 10 jaroj) kaj permanenta enhavo. La interna inventaro ankaŭ estas strekita por kazoj kreitaj laŭ la tipoj de dokumentoj, kies rubrikoj ne malkaŝas iliajn enhavojn. La formo devus enhavi datumojn sur ordinaraj nombroj da agoj en la dosierujo, indeksoj, rubrikoj, datoj kaj paĝaj nombroj.

Enmetita rekordo estas ligita al la interna inventaro. Ĝi estas indikita en figuroj kaj laŭ vortoj la nombro da dokumentoj inkluzivitaj en ĝi, same kiel la nombro da folioj kiuj formas ĝin. La estiganto respondecas pri la interna inventaro. Se la dosierujo estas ligita aŭ ligita sen malplena, tiam la folio estas paŝita al la interno de la antaŭkovrilo.

Ŝanĝoj en la komponado de materialoj en la dosierujo devas esti reflektitaj en la "Notoj" kampo. En aparta, ni signifas la retiriĝon, la anstataŭigon de paperoj kun kopioj, la inkludon de pliaj dokumentoj en la dosierujo. Al la sama tempo, ligoj al gravaj aktoj estas alfiksitaj. En kazo de bezono, oni povas formi novan komunigan eniron al la interna inventara folio, kaj ankaŭ al la subskribo de la dosierujo.