Kio estas elektronika dokumenton?

La nivelo de informatización hodiaŭ postulas transiron al "paperless" oficejo administrado. Ĝi estas bazita sur elektronika dokumento, kiu kontraste al la tradiciaj, karakterizita de kelkaj novaj ecoj kaj karakterizaĵoj. Ĝis nun, nur unu difinon de ĉi tiu fenomeno ne ekzistas en leĝo nek en la scienca mondo de Rusio.

La koncepto de "elektronika dokumento" aperis jam en la 1970-aj jaroj. Do ni komencis nomi "maŝinlegebla dokumentoj." Iliaj propreco estas, ke ili devas esti kreitaj kun la helpo de komputila teknologio kaj esti taŭga por komputila prilaborado. En ĉi tiu kazo, la bezonata detaloj estas faritaj strikte laŭ establita procedo por ĉiuj dokumentoj.

Elektronika dokumento - estas objekto de informo, kiu konsistas el du devigaj partoj: 1) detaloj (nomo, informoj pri la aŭtoro, tempo, loko de origino, ktp) kaj elektronika Cifereca signumo; 2) la ĉefa parto de la enhavo kiu konsistas de teksto, grafika kaj nombra informo procesita kiel unuo.

Elektronika dokumenton estos subskribita de kvalifikita elektronika subskribo, tial estas ekvivalenta al paperan subskribita de lia propra mano. La informoj estas prezentitaj en ĝi en cifereca (elektronika) formo. Sensado datumoj uzante komputiloj povas transdoni informon en retoj de telekomunikadoj, procezo - en informsistemoj. Se necese, dokumento povas preni la formon de ekrano sur ekrano kaj sur papero.

Elektronika dokumenton - ciklo vivo de elektronikaj dokumentoj en entrepreno (organizo, entrepreno) por akcepti ilin, ŝanĝi la statuson (aprobita, komunikis al, en, signo, fermita, ktp) por la cancelación de la arkivo. Tia dokumento estas iam referis al kiel «laborfluo», kiu karakterizas la movadon de dokumentoj kiel ununura rivereto de individuaj verkoj ene de specifa negoco procezo. La tuta elektronika dokumento mastrumado sistemo inkludas programaron kiu vi bezonas organizi kaj subteni tian vivon-ciklo de dokumentoj.

Elektronika dokumenton kaj laborfluo bazitaj sur ĝi havas plurajn avantaĝojn super tradiciaj. Ili ebligas la organizo bastono por kontroli ne nur sian propran areon de laboro, sed la tutan procezon. Uzu la elektronika arkivo estas multe pli oportuna ol papero. , Reduktanta la tempo por la veturo de lia kunordigo kaj ekzekuto de la dokumento troveblas ene de kelkaj minutoj. Ĝenerale, ĝi estas pli ekonomia ol papero. Ekzistas sufiĉe multe de elektronikaj dokumenton mastrumado programaro ( "Motivo", "E1 Eŭfrato", "DocsVision", "1C: Document" kaj aliaj.).

Nuntempe, ekzistas Ombro eksterlanda sperto de reguligo de rilatoj en la kampo de elektronika dokumentoj en juraj terminoj. En Rusio, la problemo de reguligo de tiuj rilatoj ne ricevis leĝdonaj decidoj, kvankam provoj estis faritaj adopto de la leĝo (2005). La adopto de leĝaro en ĉi tiu tipo de papero - unu el la gravaj direktoj de laŭleĝa reguligo.